Le hérisson

cute colleagues of my company (From left)Priya, Kohshik, Lavania, Shri, Hema

剛開始工作時, 因為我的團隊成員都還沒找齊, 因此我先暫時加入照片中這三個女生的團隊, 她們是專門幫馬來西亞的渣打銀行處理財務的工作小組, 我們那一層樓幾乎都是這樣的小組, 分別幫不同的國家處理財務或會計或稅務之類的工作.

"Marina Beach", Chennai, India
Picture from CNN

 Standard Chartered Bank & Scope International
跨國公司的經營, 為了降低成本, 許多國際企業紛紛將operation department外移到人力成本較便宜的地方, 例如China, Indonesia, 而渣打, 美國運通…等跨國企業則選擇人口多到不行的印度. 印度就像是跟中國大陸來一場人口的競賽般, 這兩個人口都超過十億的國家是許多跨國企業流著口水搶著吃下的大市場, 除了積極擴展事業的展圖, 這些企業也將一些非本業的營運部們外移到這兩個國家, 例如財務部, 人力資源部等等本身並不賺錢的部門.
渣打的動作相較於其他跨國企業已經算是相當慢的了, 花旗(Citibank), 美國運通(American Express), 等都在幾年前就已經進行外移, 我現在的Team Leader就是從Amex的Accounts Payable跳槽過來的, 但是規模似乎沒有Scope International這個後起之秀大, 身為SCB的Back office的Scope International光是看員工人數就可以嚇到人, 市中心佔地廣大的園區約有數千人, HR部門每天沒日沒夜的面試新人為的就是能達到每個月既定的人頭數, 而我參與的這個Project主要是要外移七個國家的渣打”Finance”到FSSC(Financial Shared Service Center) 如果這個概念對某些人還是很抽象, 就可以單純的想成在Chennai的這個Scope International的一個部門-FSSC將會成為渣打全球最大的一個財務部門, 因為各國的財務都將外移到這裡.

My Job Role:
那這個Project到底跟我有什關係呢? 在project中臺灣算是很小的一部分, 首先外移的部分是AP – Accounts Payable, 也就是幾乎等於一般企業中的會計部, 在臺灣做AP的原本只有兩個人, 職位是Clerk, 雖然臺灣的員工不多, 營運也不大, 但是處理過程頗繁瑣, 很多paper work, 無法standardized, 最重要的是所有發票和文件幾乎都是以中文為主, 一定要會講中文的人才能處理, 就是因為這樣, 他們找上AIESEC啦. 我的任務就是回臺灣學會整個財務流程, 將整個流程付諸文字化, 製作Operation Procedure檔案, 將財務流程帶回Scope, 協助我的team mates瞭解流程, 協助以下三方的溝通- 台北渣打財務部, 渣打”Finance Change Project Team”, 和Scope及我的team.
由於母語上的優勢, 剛到台北渣打財務部受訓時, 同事們除了訝異於被派回來的竟然是個臺灣人和好奇我怎麼會跑到印度這個鬼地方, 都很高興他們對語言的疑慮消除了, 因為在學習財務流程的過程中主要的trainer就是台打渣打的同事, 對他們來說如果能用中文進行training都鬆了一口氣, 至於要怎麼樣把學到的東西轉成英文的document就是我的責任了.
Project team給臺灣migration的時間只有一個月吧, 低估了它的難易度, 預計9/16 go live, 我反而是我們team中最早加入Scope的人哩,由於時間緊湊, 我八月五號開始上班, 另外兩外同事都是從印度北方過來的還看不見人影哩, 我第一個禮拜主要是待在AP-Malaysia team, 這個team是所有FSSC中最早移過來的AP Team, 就在開始我traineeship的第五天, 我被主管通知, 兩天後我要回台灣受訓!

n My Day-to-day responsibility:
ü Payments to Staff Claim/ External Vendor: Staff Claim.就是一般的員工請款, 這些請款文件都會透過Scanning Solution即時送到印度來, 我們要依照每個人所授權的額度來審核是否付款, 審核條件包括收據發票等證明文件是否齊全正確, 授權主管簽名正確性及是否在可授權範圍內; External Vendor是指渣打因業務所需而為渣打提供勞務的企業或公司行號, 財務部也要依照上述的流程來審核是否付款; 接下來就是將這些給staff或外部廠商的付款資料輸入系統, 由於大部分系統都是中文為主, 所以即便是簡單的中文輸入都變成印度同事的夢魘, team leader跟我溝通在印度同事熟悉中文輸入前我有時間也儘量做輸入; 若付款資料稍有不全或需要再跟臺灣渣打同事連絡則就需要打電話或e-mail以做最後確認; 處理流程涉及幾個不同介面的系統, 其中幾個甚至原始programmer都已找不到, 根本無法卻仍繼續使用系統在無法維護的狀況下常會有錯誤訊息或是必須進入原始檔修正的需要, 而臺灣早印度兩個半小時使得付款日我們必須趕一點前完成所有付款動作的緊張, 因為臺灣三點停止當天付款, 我們必須將各種付款資料從中文系統中轉檔到另一個全球渣打都使用的Straight Through System(STS), 再取得主管的授權號碼, 即時傳輸到臺灣渣打的付款部門; 在轉檔至STS的過程中常因系統錯誤而造成資料無法讀取的問題, 在時間壓力下我練就了從原始檔抓錯的本事, 而migration初期我們錯誤百出, 每次都要打電話回去台北請相關部門幫忙, 在從未跟這些其他部門同事見過面的狀況下大家都還是很願意支援我們, 讓我們感受到同是一個公司的團結.
ü 外幣付款: 如同付款給外部廠商的需求一般, 有時對象可能是外國廠商, 或是廠商要求用外幣付款, 這時就涉及外幣的交易和後續的報央行動作. 流程主要是將外幣應付金額確任無誤後打電話到台北渣打本身的Global Market-Treasury部門, 跟交易員敲定匯率, 看來簡單的流程卻被我們視為最富挑戰性的工作, 因為和交易員交易的電話都會全程錄音, 金額一旦稍有失誤都將會使其中一方承受損失, 而外幣付款的方向是雙向的, 分別是匯出和匯入(Inward & Outward), 再加上牽涉到外幣的會計帳較複雜, 這對於完全沒有會計知識的團隊其他成員來說簡直有如天敵…; 每次做完外幣付款後的一天內要完成提供給中央銀行的申報, 由於被告知給央行的報告如果稍有錯誤將造成極不好的後果, 處理報央行的過程我們都非常小心翼翼, ‘並且一定要在付款日當天用e-mail送到台北財務部同仁手中. 我主要是負責外幣的付款, 這個工作吸引我的部分是它原本非常的不STANDARDIZED, 由於之前在臺灣處理這份工作的Vicky已非常有經驗, 但是對一個新人來說細節和例外狀況太多很難掌握, 在學習到親自操作的過程中, 我和team leader討論建議如何透過改善原有流程以達到更好的control和效率, 每次跟treasury同事敲rate也發生很多有趣的故事, 我對他們部門很有興趣他們也對我們很有興趣, 雖然談話過程都被錄音但是忙裡偷閒的小聊天倒是讓我對treasury的工作進一步瞭解…也算是工作上額外的學習吧.
ü 報稅: 主要的報稅工作分三種, 一是每個月結束十天內要完成台幣付款的申報, 二是外幣付款後十天內要完成外幣的申報, 三是年底要完成整年度的申報. 前兩種的申報都相對簡單, 最富挑戰性的是年度的報稅(Yearly Witholding Tax), 由於一年只報一次, 在臺灣training期間並沒列入訓練項目, 所使用的系統也錯誤百出, team leader決定由我主導這項報稅, 約兩個星期的時間在Vicky的support下我們將系統做適度調整, 頻繁的通訓以完整申報人的資料庫, 並完成migration前後的各項稅額金額reconciliation, 算是traineeship末期的project.

n 語言
我們這個Team叫AP-TW, 也就是負責處理台灣Accounts Payable的團隊, 成員一開始就三個, 我以外還有一個剛拿到中文碩士的Fresh Graduate-Prabhakar, 和剛從美國運通跳槽過來也會講中文的Team Leader-Rajeev. 所以我的工作其實是雙語進行, 跟台北渣打聯絡都儘量以中文為主, 主要是以增加顧客滿意度為目的, 而在公司內不則當然是以英文啦, 其實我們整個team還有使用其他多種語言, 例如Hindi(印度語), Malayala(西南方的語言)…在語言的多元和複雜常需要許多溝通上額外的努力, 當然同樣也常製造很多笑料, 每當team 全聚在一起閒聊時總是會互相分享一些生活用語用各種語言怎麼發音, 同事們總是驚訝我的發音意外的沒有母語的腔調, 可能是中文本身對我發音的影響不大, 再加上臺灣人從小學多半就開始學習英文, 訓練第一外語使我們較容易接受新的語言. 在這邊可以教大家一些最基本的問候語,
“你好” : “Namaste” – 這是北印度語言Hindi中見面問候語, 同常大家在問候時會雙手合什放在胸前表達敬意; 同樣的問候到了南印度就變成了”Wanacom”, 當初同事教我想成”wanna come?”較容易發音.