Le hérisson

My Job Role:
那這個Project到底跟我有什關係呢? 在project中臺灣算是很小的一部分, 首先外移的部分是AP – Accounts Payable, 也就是幾乎等於一般企業中的會計部, 在臺灣做AP的原本只有兩個人, 職位是Clerk, 雖然臺灣的員工不多, 營運也不大, 但是處理過程頗繁瑣, 很多paper work, 無法standardized, 最重要的是所有發票和文件幾乎都是以中文為主, 一定要會講中文的人才能處理, 就是因為這樣, 他們找上AIESEC啦. 我的任務就是回臺灣學會整個財務流程, 將整個流程付諸文字化, 製作Operation Procedure檔案, 將財務流程帶回Scope, 協助我的team mates瞭解流程, 協助以下三方的溝通- 台北渣打財務部, 渣打”Finance Change Project Team”, 和Scope及我的team.
由於母語上的優勢, 剛到台北渣打財務部受訓時, 同事們除了訝異於被派回來的竟然是個臺灣人和好奇我怎麼會跑到印度這個鬼地方, 都很高興他們對語言的疑慮消除了, 因為在學習財務流程的過程中主要的trainer就是台打渣打的同事, 對他們來說如果能用中文進行training都鬆了一口氣, 至於要怎麼樣把學到的東西轉成英文的document就是我的責任了.
Project team給臺灣migration的時間只有一個月吧, 低估了它的難易度, 預計9/16 go live, 我反而是我們team中最早加入Scope的人哩,由於時間緊湊, 我八月五號開始上班, 另外兩外同事都是從印度北方過來的還看不見人影哩, 我第一個禮拜主要是待在AP-Malaysia team, 這個team是所有FSSC中最早移過來的AP Team, 就在開始我traineeship的第五天, 我被主管通知, 兩天後我要回台灣受訓!
詫異驚訝之餘， 我還是接受了這個安排, 反正公司幫我付機票錢和每天四十美金的補助額, 送我回家加受訊, 嗯, Why not? 但是這樣倉促的安排卻奠定了許多之後的問題…
我8/11回去受訓, 另外兩個team mate包括team leader卻到8月底才來臺灣…受訓不到兩個星期就回到Chennai, 在他們有限的受訊期間, 由於他們都是以語言見長的, 學習這種會計財務相關工作當然格外困難, Team Leader Rajeev雖然有幾年的AP經驗, 但是過份自信和錯以為渣打財務處理跟他之前公司一樣標準化和簡單, 也釀成之後問題的原因之一; 另外一個Teammate-Probhakar更是慘烈, 完全沒有工作經驗, 做事的基本概念都很糢糊, 雖是中文碩士, 但是中文聽說能力也沒到水平之上, 先天學習能力不佳, 態度又不夠積極, 更造成之後沒有Productivity的惡果. 結果整個training最上道的倒變成了我這個薪水最少的小trainee.

Training at TP:
這一個月的training到底在做什麼呢? 先說說渣打財務部的狀況吧, 這個部門原本有25人, 從2002年初新的CFO上任就開始大刀闊斧的精簡人力, 聽說目標要裁到只剩五個人, 這也是這位新的CFO的首要目標, 我對這位年近六十的女CFO印象頗深刻, 第一次剛她見面是去渣打Interview時, 先是跟HR Senior Manager interview後, 她問我要不要見見CFO, 我當然興奮的說好囉, 第一眼的印象是, 嗯, 好一個女強人, 蓄著一頭精明幹練的短髮, 比我矮一個頭的身高卻有著壓倒性的氣迫, 眼睛迥迥有神, 她首先介紹她的背景讓我認識, 畢業於台大商學系銀行組, 一畢業就進花旗, 她用充滿感激的語調說著她在花旗的經驗, 花旗送她去唸MBA, 也同時她拿到了CPA, 在花旗待了近二十年吧, 之後去其他財務機構各待五年, 接著就到渣打了. 寫到這邊講點題外話, Julie住在陽明山的別墅, 每天早起趁著交通還好的時候就來上班, 下午六點以前一定準時離開辦公室, 這種從不加班的效率真是讓我敬仰也讓我深受啟發, 這邊題外話插一下, 我從traineeship的一開始就沒命的加班, 到了第三個月, 決定開始效法不加班的行動, 我跟我的team舉Julie的例子, 義正嚴辭的說道既然我的contract是寫45小時, 每天九點到六點, 我就應該努力有效率的把所有工作在工作小時完成, 如我我已經工作很有效率卻仍然無法完成所有的工作的話, 那就是人手不夠囉, 我也明知不可能卻仍然呼籲個team一起以此為目標而努力. 雖然我的team leader還是希望我能待晚一點, 但是我已經決定依循CFO的精神啦.

好, 繼續回來正題, 基本上我在台北的training是很有系統的, Project team的負責人-Mary(新加坡人)首先跟我溝通整個訓練schedule, 在什麼時間點該完成什麼學習都很清楚的列出, 不過後來實際的training schedule還是為因應實際財務部的本身工作負荷量而必須調整; 我的trainer是Vicky Chen, 由於整個財務部門要外移到印度, 早在我加入的幾個月前許多同事就紛紛離去各自求另外發展, 許多還沒外移的工作就壓縮到留下的同事的身上, 而為了配合這個project, 許多人的工作也被迫做調整, 像Vicky原本是和另一位已離職的同事兩個人負責帚個Accounts Payable, 在這位同事離職後她不旦必須訓練我們這些從Scope派過來的trainee, 同時她也還必須為其他同事分擔和央行報表相關的工作, 對她來說她一邊訓練別人自己也要很快的接受別的訓練, 因此我們必須儘量有效率的運用她能夠分給我們的時間, 第一天財務部經理就告訴我們絕對以不擔誤Vicky時間為training的指導原則; 但是由於Project team事前計劃有瑕疵, 我的另外兩位teammate都在我之後陸續到達臺灣, 而我已經受訓的部分就要由我轉而訓練我的teammates.

財務部總共有三個TEAM, Management reporting team, Financial Reporting team, 和 accounts Payable; 幾乎所有的同事都有在前五大會計師事務所待過的經驗, Management Reporting team應該算是其中最高階的工作吧, 這個team的Manager是一個台大會研所畢業的學姐, 主要是做成本/ Revenue分析, 並且管理會計帳和內部管理帳的缺口, 跟Gap Analysis有關, 服務對象算是各個主業部門的財務負責人, “Business Finance”; Financial Reporting則是把渣打的各種財務資料整理起來做成一份資料給管理階級的人看, 工作涉及很多Excel Sheet的運用, 報告形式則是一個一個Excel Sheet相連, 所有數據都有相關性, 工作精準度要求很高; Accounts Payable(AP)則是處理最基本的財務operation, 如員工請款核准, 付款給外部廠商, 報稅, 報央行, 記帳, 資料輸入到不同的財務系統, 固定資產管理, Cross Border Recharge… 等.