n My Day-to-day responsibility:
ü Payments to Staff Claim/ External Vendor: Staff Claim.就是一般的員工請款, 這些請款文件都會透過Scanning Solution即時送到印度來, 我們要依照每個人所授權的額度來審核是否付款, 審核條件包括收據發票等證明文件是否齊全正確, 授權主管簽名正確性及是否在可授權範圍內; External Vendor是指渣打因業務所需而為渣打提供勞務的企業或公司行號, 財務部也要依照上述的流程來審核是否付款; 接下來就是將這些給staff或外部廠商的付款資料輸入系統, 由於大部分系統都是中文為主, 所以即便是簡單的中文輸入都變成印度同事的夢魘, team leader跟我溝通在印度同事熟悉中文輸入前我有時間也儘量做輸入; 若付款資料稍有不全或需要再跟臺灣渣打同事連絡則就需要打電話或e-mail以做最後確認; 處理流程涉及幾個不同介面的系統, 其中幾個甚至原始programmer都已找不到, 根本無法卻仍繼續使用系統在無法維護的狀況下常會有錯誤訊息或是必須進入原始檔修正的需要, 而臺灣早印度兩個半小時使得付款日我們必須趕一點前完成所有付款動作的緊張, 因為臺灣三點停止當天付款, 我們必須將各種付款資料從中文系統中轉檔到另一個全球渣打都使用的Straight Through System(STS), 再取得主管的授權號碼, 即時傳輸到臺灣渣打的付款部門; 在轉檔至STS的過程中常因系統錯誤而造成資料無法讀取的問題, 在時間壓力下我練就了從原始檔抓錯的本事, 而migration初期我們錯誤百出, 每次都要打電話回去台北請相關部門幫忙, 在從未跟這些其他部門同事見過面的狀況下大家都還是很願意支援我們, 讓我們感受到同是一個公司的團結.
ü 外幣付款: 如同付款給外部廠商的需求一般, 有時對象可能是外國廠商, 或是廠商要求用外幣付款, 這時就涉及外幣的交易和後續的報央行動作. 流程主要是將外幣應付金額確任無誤後打電話到台北渣打本身的Global Market-Treasury部門, 跟交易員敲定匯率, 看來簡單的流程卻被我們視為最富挑戰性的工作, 因為和交易員交易的電話都會全程錄音, 金額一旦稍有失誤都將會使其中一方承受損失, 而外幣付款的方向是雙向的, 分別是匯出和匯入(Inward & Outward), 再加上牽涉到外幣的會計帳較複雜, 這對於完全沒有會計知識的團隊其他成員來說簡直有如天敵…; 每次做完外幣付款後的一天內要完成提供給中央銀行的申報, 由於被告知給央行的報告如果稍有錯誤將造成極不好的後果, 處理報央行的過程我們都非常小心翼翼, ‘並且一定要在付款日當天用e-mail送到台北財務部同仁手中. 我主要是負責外幣的付款, 這個工作吸引我的部分是它原本非常的不STANDARDIZED, 由於之前在臺灣處理這份工作的Vicky已非常有經驗, 但是對一個新人來說細節和例外狀況太多很難掌握, 在學習到親自操作的過程中, 我和team leader討論建議如何透過改善原有流程以達到更好的control和效率, 每次跟treasury同事敲rate也發生很多有趣的故事, 我對他們部門很有興趣他們也對我們很有興趣, 雖然談話過程都被錄音但是忙裡偷閒的小聊天倒是讓我對treasury的工作進一步瞭解…也算是工作上額外的學習吧.
ü 報稅: 主要的報稅工作分三種, 一是每個月結束十天內要完成台幣付款的申報, 二是外幣付款後十天內要完成外幣的申報, 三是年底要完成整年度的申報. 前兩種的申報都相對簡單, 最富挑戰性的是年度的報稅(Yearly Witholding Tax), 由於一年只報一次, 在臺灣training期間並沒列入訓練項目, 所使用的系統也錯誤百出, team leader決定由我主導這項報稅, 約兩個星期的時間在Vicky的support下我們將系統做適度調整, 頻繁的通訓以完整申報人的資料庫, 並完成migration前後的各項稅額金額reconciliation, 算是traineeship末期的project.
